Firmă cu 50+ angajați: canal intern pentru avertizori

Firmele private cu cel puțin 50 de angajați trebuie să aibă canale interne de raportare și proceduri.

„persoanele juridice de drept privat care au cel puțin 50 de angajați au obligația de a identifica sau institui canale interne de raportare și de a stabili proceduri de raportare internă și pentru efectuarea de acțiuni subsecvente.”art. 9 alin. (1) ↗

Firmele din domeniile din anexa nr. 3 (servicii financiare, asigurări, spălarea banilor, petrol etc.) sunt obligate indiferent de numărul de angajați.

„Persoanele juridice de drept privat care intră în domeniul de aplicare al actelor normative prevăzute în anexa nr. 3 instituie sau mențin canale interne de raportare și proceduri pentru raportarea internă și pentru întreprinderea unor acțiuni subsecvente, indiferent de numărul de angajați.”art. 9 alin. (6) ↗

Firmele cu 50–249 de angajați se pot grupa și pot folosi resurse comune pentru primirea raportărilor.

„Persoanele juridice de drept privat care au între 50 și 249 de angajați se pot grupa și pot utiliza sau partaja resurse în ceea ce privește primirea raportărilor referitoare la încălcări ale legii și în ceea ce privește acțiunile subsecvente.”art. 9 alin. (4) ↗

Sub 50 de lucrători și fără canal intern, avertizorul raportează direct la autoritate (canal extern).

„În lipsa canalelor interne de raportare în cazul persoanelor juridice de drept privat cu mai puțin de 50 de lucrători, altele decât cele prevăzute la art. 9 alin. (4) , avertizorul în interes public care efectuează o raportare privind încălcări ale legii utilizează canalul extern.”art. 5 alin. (3) ↗

Canalul trebuie să protejeze identitatea avertizorului și să nu lase acces personalului neautorizat.

„a) conceperea, instituirea și gestionarea modalității de primire a raportărilor astfel încât să fie protejată confidențialitatea identității avertizorului în interes public și a oricărei părți terțe menționate în raportare și să se împiedice accesul la raportare al personalului neautorizat”art. 10 alin. (1) lit. a) ↗

Ții un registru electronic al raportărilor (data, avertizorul, obiectul, soluția).

„Raportările se înscriu într-un registru, care cuprinde data primirii raportării, numele și prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, obiectul raportării și modalitatea de soluționare.”art. 7 alin. (1) ↗

Registrul se ține în format electronic. Firmele cu 50+ angajați țin și statistici ale raportărilor.

„Registrul se ține în format electronic. Autoritățile, instituțiile publice, alte persoane juridice de drept public, precum și persoanele juridice de drept privat cu cel puțin 50 de angajați, precum și autorități competente potrivit prevederilor art. 3 pct. 15 , prin persoana sau compartimentul desemnat, au obligația de a menține statistici cu privire la raportările care privesc încălcări ale legii.”art. 7 alin. (1) ↗

Raportarea se poate face în scris (hârtie sau electronic), telefonic/mesagerie vocală sau față în față, la cerere.

„Raportarea se face în scris, pe suport hârtie sau în format electronic, prin comunicare la liniile telefonice sau prin alte sisteme de mesagerie vocală, sau prin întâlnire față în față, la cererea avertizorului în interes public.”art. 5 alin. (4) ↗

Sunt interzise represaliile împotriva avertizorilor.

„Este interzisă orice formă de represalii împotriva avertizorilor în interes public, amenințări cu represalii sau tentative de represalii”art. 22 alin. (1) ↗

Desemnezi o persoană, un compartiment sau un terț (externalizare) care primește și soluționează raportările, imparțial și independent.

„c) desemnarea unei persoane, a unui compartiment sau a unui terț, cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor, care să acționeze cu imparțialitate și care să fie independent în exercitarea acestor atribuții”art. 10 alin. (1) lit. c) ↗

Afișezi pe site și la sediu cine e persoana desemnată și cum se poate raporta. Cel puțin un mijloc de raportare trebuie să meargă oricând.

„Persoana desemnată, precum și mijloacele de raportare trebuie aduse la cunoștința fiecărui angajat, prin afișare pe pagina de internet a instituției și prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil. Angajatorul trebuie să se asigure că, în orice moment, cel puțin un mijloc de raportare este accesibil.”art. 10 alin. (2) ↗

Pentru firmele cu 50–249 de angajați, obligația se aplică din 17.12.2023.

„Obligația de a identifica sau institui canale interne de raportare potrivit cap. III - Raportarea prin canale interne de raportare, în ceea ce privește persoanele juridice de drept privat care au între 50 și 249 de angajați, intră în vigoare la data de 17 decembrie 2023.”art. 36 ↗

Confirmi primirea raportării în cel mult 7 zile calendaristice.

„b) obligația de a transmite avertizorului în interes public confirmarea primirii raportării, în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia”art. 10 alin. (1) lit. b) ↗

Informezi avertizorul despre stadiul cazului în cel mult 3 luni de la confirmare.

„e) obligația de informare a avertizorului în interes public cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire”art. 10 alin. (1) lit. e) ↗

Raportările se păstrează 5 ani, apoi se distrug.

„Raportările se păstrează 5 ani. După expirarea perioadei de păstrare de 5 ani, acestea se distrug, indiferent de suportul pe care sunt păstrate.”art. 7 alin. (2) ↗

Lipsa canalelor interne de raportare: amendă de la 3.000 la 30.000 lei.

„c) nerespectarea de către persoanele juridice prevăzute la art. 1 alin. (1) a obligației de a institui canalele interne de raportare prevăzute la art. 9 alin. (1) , cu amendă de la 3.000 lei la 30.000 lei”art. 28 alin. (2) lit. c) ↗

Canal care nu protejează confidențialitatea: amendă de la 4.000 la 40.000 lei.

„d) nerespectarea de către persoanele juridice prevăzute la art. 1 alin. (1) a obligațiilor prevăzute la art. 10 alin. (1) lit. a) , cu amendă de la 4.000 lei la 40.000 lei”art. 28 alin. (2) lit. d) ↗

Împiedicarea raportării: amendă de la 2.000 la 20.000 lei.

„a) împiedicarea, prin orice mijloace, a raportării de către persoana desemnată să primească și să înregistreze raportările sau de către persoana care face parte din compartimentul desemnat în acest sens din cadrul persoanelor juridice prevăzute la art. 1 alin. (1) , cu amendă de la 2.000 lei la 20.000 lei”art. 28 alin. (2) lit. a) ↗

Refuzul nejustificat de a răspunde la solicitările ANI: amendă de la 3.000 la 30.000 lei.

„b) refuzul nejustificat al autorităților, instituțiilor publice, persoanelor juridice de drept public, precum și persoanelor juridice de drept privat de a răspunde solicitărilor Agenției”art. 28 alin. (2) lit. b) ↗

Persoana care dezvăluie identitatea avertizorului: amendă de la 4.000 la 40.000 lei.

„e) încălcarea de către persoanele fizice a obligației de a menține confidențialitatea privind identitatea avertizorilor în interes public, a persoanei vizate sau a terțelor persoane, astfel cum este prevăzută la art. 8 și la art. 25 , cu amendă de la 4.000 lei la 40.000 lei.”art. 28 alin. (2) lit. e) ↗

Contravențiile le constată și le amendează Agenția Națională de Integritate.

„Constatarea și sancționarea contravențiilor prevăzute la art. 28 și 29 se fac de către personalul din cadrul structurii de specialitate a Agenției, prevăzută la art. 16 .”art. 30 alin. (1) ↗

„Agenția” din lege este Agenția Națională de Integritate.

„b) Agenția Națională de Integritate, denumită în continuare Agenția”art. 3 pct. 15 lit. b) ↗